La date du grand jour a été fixée ? Votre bébé sera bientôt baptisé ou votre aîné va fêter sa première communion ? Les occasions ne manquent pas pour célébrer avec les proches et partager votre bonheur. Toutefois, grande célébration rime avec préparations. La liste des choses à faire avant le jour J est longue, une aide vous sera indispensable pour tout gérer : traiteur, organisateur… Ces professionnels de l’événementiel vous permettront de vous focaliser sur d’autres tâches plus importantes et feront en sorte que votre réception se déroule en toute sérénité.
L’importance de faire appel à un traiteur professionnel
Un traiteur organisation de réception
Lorsqu’il s’agit de recevoir un nombre conséquent de convives pour une occasion festive (mariage, anniversaire, baptême, etc.), il est fortement recommandé de faire appel à un service traiteur pour s’occuper de la restauration de vos invités. Certains professionnels combinent d’ailleurs le métier de traiteur à celui d’organisateur reception, et proposent également une salle de réception pour vous accueillir. C’est une façon pratique de bénéficier de toutes les prestations liées à l’organisation d’événements familiaux sans devoir recourir à des professionnels différents.
Une qualité de service incomparable
Le traiteur offre à ses clients des prestations sur-mesure, adaptées aux besoins de ces derniers. Afin de les satisfaire, la qualité de service doit être au rendez-vous, mais celle des plats servis également : buffet gastronomique, cocktail apéritifs, plats servis, etc. Le traiteur se doit de ravir les papilles gustatives de son client ainsi que celles de ses invités. Il doit savoir gérer ses équipes de serveurs et celles en cuisine pour servir les invités en temps et en heure, sans le moindre faux pas. Sa réputation en dépend.
Des repas succulents
Seul un professionnel des métiers de bouche et de la restauration est en mesure de fournir de la nourriture de qualité, mais en quantité. En effet, un traiteur doit pouvoir servir un grand nombre de personnes en temps voulu et proposer une nourriture savoureuse. C’est la raison pour laquelle les plus grands traiteurs ont suivi une formation professionnelle en cuisine et sont à même de préparer des plats de qualité et élaborer des menus sophistiqués :
- petits fours salés ;
- mignardises et pâtisseries ;
- entrées froides et hors d’œuvre ;
- desserts ;
- verrines ;
- buffets chauds et froids…
Certains services traiteurs se sont spécialisés dans un type de cuisine en particulier, comme la cuisine asiatique, la cuisine européenne, la cuisine halal ou cacher, la cuisine gastronomique française, etc. Il est désormais possible de trouver un professionnel qui répondra aux critères recherchés par le client, la majorité des traiteurs ayant un site Web pour mieux se faire connaître.
Une prestation adaptée à votre budget
Un autre avantage du traiteur événementiel est la possibilité d’avoir une prestation sur-mesure, élaborée en fonction du budget. Un traiteur professionnel doit être en mesure de conseiller le client sur ses choix et le budget qu’il réserve à la restauration. D’habitude, un chef cuisinier ou un artisan culinaire est le choix conseillé pour un événement intime, avec un nombre d’invités limité. Par contre, s’il y a plus d’une cinquantaine de personnes, il vaut mieux faire appel à un traiteur restaurateur, ce dernier proposant à la fois une prestation culinaire et la location de salle de réception. Il faut garder à l’esprit que le budget réservé à la restauration est conséquent. Il varie selon le traiteur, mais il se calcule par nombre d’invités. Les tarifs peuvent varier de 25 € à 150 € par personne, tout dépend de la formule choisie.
La salle de réception
Une salle idéale pour chaque occasion
L’emplacement, la taille et le type de la salle de réception dépendent de l’évènement à fêter. Il faut prendre en compte ces critères avant de fixer son choix pour ne pas dépasser le budget prévu. Le style de la salle varie selon l’occasion célébrée. Par exemple, un château est idéal pour célébrer un mariage tandis qu’un grand jardin avec chapiteau est recommandé pour les fêtes d’anniversaires d’enfants ou les baptêmes et première communion. Concernant le nombre de convives, il est évident que c’est une donnée essentielle à prendre en compte pour la capacité d’accueil de la salle de réception.
La décoration
S’il s’agit d’un grand événement, il vaut mieux confier la décoration de la salle à un professionnel. Il possède l’expérience et le savoir-faire nécessaires pour adapter la décoration (fleurs, chemins de table, couverts…) au thème de la fête ou au style recherché par le client. Il peut également puiser dans son carnet d’adresse ou au sein de son réseau pour trouver les meilleurs fournisseurs, comme les fleuristes. Sinon, pour un événement en petit comité, les membres de la famille peuvent s’entraider pour réaliser des décorations DIY.
La réservation de la salle
Elle doit se faire le plus tôt possible. Par conséquent, il faut procéder à la recherche de salle dès que la date de l’événement est fixée. Une bonne organisation est requise pour fixer son choix intelligemment :
- lister les invités pour connaître leur effectif ;
- prendre en compte les critères tels que la proximité avec l’endroit où vivent la majorité des invités, la présence d’un parking sécurisé, etc. ;
- s’accorder sur le cadre de la salle ;
- comparer les différents choix arrêtés en dressant une liste des avantages et inconvénients de chaque endroit.
Le budget à préparer
Généralement, le budget dépend du cadre et de la superficie de la salle. Un cadre de standing et haut de gamme coutera plus cher, louer une salle dans un hôtel 5 étoiles n’est pas à la portée de tous. Les endroits à la mode ont également des tarifs plus élevés que les autres. Les monuments historiques tels que les châteaux exigent un budget conséquent, tandis que les salles communales sont plus accessibles. Lors de la demande de devis, il ne faut oublier de vérifier si le prix de la location de la salle inclut aussi celle du mobilier (chaises et tables) et celle du matériel de sonorisation.
